Enquête de climat - Point de situation sur les travaux en cours

Le Comité de pilotage, composé, notamment de représentants ayant participé à la démarche participative, de la Directrice des soins et du Directeur des ressources humaines, se réunira le 7 mars prochain pour discuter et valider les options proposées.

> Créer une structure d'organisation, suivi et conduite de projets (PMO) Centrale / Départementale

Cette nouvelle organisation vise à déployer des actions ciblées à court terme, pour réduire la charge des projets dans les services et les départements, et sur les finances du CHUV. La proposition « conduite de projets (PMO) Centrale / Départementale » avance bien. Elle sera présentée lors de la prochaine réunion du Comité de Pilotage (COPIL).

Les objectifs :

• Apporter une vue d’ensemble des projets au CODIR et formuler des recommandations de priorisation.
• Développer des indicateurs de charges et financiers pour présenter en CODIR un préavis sur la meilleure utilisation des ressources à disposition pour les projets institutionnels, de direction et départementaux (priorisation).
• Organiser au niveau des départements et des directions, une revue du portefeuille des projets, arbitré par la direction concernée.

Les premiers pas en cours:

• Développement d’un outil de priorisation
• Standardisation des règles de gestion et de la documentation des projets institutionnels
• Capitaliser les compétences projets et organisations existantes dans les départements et services et proposition d'un modèle d’organisation interprofessionnel.

> Objectiver la pénibilité dans les services grâce à un monitoring

Concept de monitoring

Un concept de monitoring de la pénibilité a été élaboré par le groupe projet, il doit encore être validé par le COPIL. Il comprend:

• Un kit de prévention pour les collaborateur.trice.s et les cadres
• Un ensemble de prestations qui peuvent être utilisées sur demande, dans les services.
• Un outil de mesure institutionnel (en central) qui pourrait être déployé lors de campagnes institutionnelles.

Création d’un outil de monitoring

La création de l’outil institutionnel de monitoring de la pénibilité est en cours. Le groupe de projet s’appuie sur un travail développé par l’Unité Santé Sécurité au travail de la Médecine du personnel. Dans le cadre de ce projet, un pilote va être lancé en février sur un secteur spécifique.

Lister les initiatives CHUV mise en place dans les services

Une collecte d’informations est en cours dans les différents départements du CHUV pour lister les initiatives mises en place dans des unités ou services pour adresser la question de la pénibilité. Le but est de savoir ce qui se fait déjà et qui pourrait être intégré dans le kit de prévention.  

> Nouveau Portail RH pour les collaborateur.trice.s

Rappel des objectifs retenus :

Suite au COPIL du 28.9.23, deux objectifs précis avaient été retenus:

• Lister et publier les éléments RH prioritaires pour les collaborateur.trice.s
• Poursuivre les démarches de cadrage et de financement pour compléter le système d’information RH de manière plus large.

Depuis, une feuille de route est prête pour la création d’un Portail CHUV – bientôt disponible de façon progressive- avec la mise à disposition des informations suivantes:

• Ma fiche de salaire, mes coordonnées bancaires, les coordonnées de la personne de contact en cas d’urgence
• Liste des frais professionnels remboursés
• La demande et le traitement de remboursement des frais professionnels
• Liste des membres de mon équipe (si indiqué)
• Les soldes horaires et de vacances, ainsi que le planning des équipes
• Le formulaire d’entretien annuel et son traitement
• La liste des attestations de formation et la demande de formation (qu’elle soit interne ou externe)

En parallèle, les réflexions se poursuivent pour enrichir le système d’information RH avec l’acquisition d’une solution digitale couvrant la gestion de la formation, des compétences, de l’évaluation et des carrières. 

> Elaborer une "Politique RH CHUV" porteuse de la vision du CHUV en tant qu’employeur

Une première proposition de politique RH a été rédigée. Elle va être soumise en consultation au sein de la Direction des ressources humaines. Quelques grands thèmes: équilibre vie professionnelle - vie privée, développement professionnel, formation continue, gestion des talents, gestion du temps de travail, etc.

> Garde d’enfants

Pour rappel, il s’agit de mettre à disposition des solutions de garde d’enfants correspondant aux horaires, pour tous les métiers avec les éléments suivants : crèche CHUV ouverte avec des critères assouplis pour l’accueil, horaires élargis, accord avec des tiers pour les gardes à domicile, etc.

Une rencontre entre le DRH, Monsieur Racciatti et les autorités politiques aura lieu dans le courant du printemps, pour évaluer le planning et finaliser les conditions nécessaires à la mise en œuvre des mesures. 

> Mesures novatrices pour alléger les horaires et augmenter l’attractivité en tant qu’employeur

 La liste des mesures novatrices a été largement étoffée. Elles seront soumises au COPIL et planifiées en fonction de la facilité de leur mise en oeuvre.

Les principes généraux du règlement de gestion des temps ont été validés par le Comité de direction (CODIR). Les dernières modifications rédactionnelles sont en cours. Ceci permettra de favoriser l’équité et aidera les cadres à appliquer une règlementation uniforme.

Les points clés du règlement de gestion des temps sera présenté au COPIL.Il sera ensuite soumis aux partenaires sociaux et communiqué plus largement en suivant le plan de communication prévu.

> Expertise centrale de la gestion des temps

Le 1er février 2024, deux premières étapes de la professionnalisation de la gestion des temps sont mise en œuvre, sous la responsabilité de Monsieur Hervé El Chehab, responsable opérationnel de l'Unité de gestion des temps (UGT).

Les deux changements:

1. Centralisation de la hotline utilisateurs de Polypoint.
2. Gestion de la formation des gestionnaires Polypoint par l’Unité de gestion des temps.