Mise à jour: directive dépenses de service et remboursements des frais

Vous trouverez les points principaux ainsi que toute l’information dans la directive mise à jour en lien dans le bouton orange ci-dessus.

Nous vous invitons à lire attentivement ce document institutionnel qui détaille les règles et les bonnes pratiques à respecter.

Le processus de demande de remboursement sera prochainement digitalisé par le biais de la plateforme Nintex. Vous en serez bien sûr informé.e.s

Principes généraux et responsabilités

En résumé:

• D’une manière générale, tous les frais faisant l’objet d’une demande de remboursement sont des frais qui ont été engagés obligatoirement par le.la demandeur.euse pour accomplir une action professionnelle nécessaire à son activité ,à l’accomplissement de sa mission ou de son contrat de travail. Tout ce qui ne revêt pas ce caractère « de nécessité » ne peut faire l’objet d’une demande de remboursement.
  
  

• La définition de ce périmètre de « nécessité » incombe au demandeur lorsqu’il engage des frais qu’il escompte se faire rembourser, ainsi qu’àson.sa chef.fe de service qui doit confirmer le bien fondé de la dépense et donc de la demande de remboursement.
  
  

• La validation par signature de la demande de remboursement par le.la demandeur.euse et par son.sa chef.fe de service certifie que les frais à rembourser ont été engagés dans l’intérêt du CHUV.
  
  

• La validation finale du bien-fondé du remboursement relève de la compétence de l’Administration des ressources humaines (ARH) qui, en cas de doute, challengera la demande. L’ARH a aussi la responsabilité de vérifier que toutes les pièces justificatives servant à l’établissement du bien-fondé de la dépense et à son remboursement soient valides et présentes. Le.la Directeur.trice administratif.tive de département a quant à lui/elle la responsabilité de valider la disponibilité budgétaire pour la prise en charge effective des dépenses.
  
  

• Une analyse de la pertinence et du montant des dépenses avant qu’elles ne soient engagées est recommandée, ainsi qu’une prise d’information auprès de l’Administration des ressources humaines (ARH) ou de la Direction des ressources humaines (DRH) qui pourront vous conseiller.
  
  

• La proportionnalité et la fréquence des actions générant des dépenses et des demandes de remboursement doivent également faire l’objet d’une analyse. Cela est notamment vrai pour les dépenses en lien avec des actions de représentation.
  
  

• Par ailleurs, quel que soit le type de frais, la solution la moins chère ou avec le meilleur rapport qualité/prix doit être privilégiée. Le cas échéant, seule l’option la plus économique sera remboursée.

Délai de remboursement à respecter

Nous rappelons que les demandes de remboursement de frais doivent être soumises dans un délai de 90 jours à l’ARH, à compter du moment où ils sont connus. Au-delà de ce délai, les demandes tardives ne seront pas prises en comptes.

Toute demande de remboursement valide intervenant avant le 10 du mois en cours sera traitée dans le mois en cours.

Enfin, les dépenses de service relatives à une année civile qui n’auront pas faits l’objet d’une demande de remboursement jusqu’au 31 mars de l’année suivante ne pourront pas être prises en considération.

Transports

La notion de durabilité et de protection de l’environnement sont des critères importants à considérer avant d’organiser un déplacement et d’engager des frais. Ainsi chaque déplacement et le mode de transport doivent être analysés dans l’objectif de réduire le plus possible l’impact sur l’environnement.

La question qu’il faut impérativement se poser est de déterminer si le déplacement peut être remplacé par une visioconférence. Si la réponse est positive et que le déplacement se fait néanmoins, l’ARH peut se réserver le droit de refuser le remboursement des frais occasionnés. Il est donc recommandé de valider le déplacement avant son organisation. Pour le reste, la directive reprend les dispositions déjà en vigueur.

Frais de repas annuel de service (pour les cadres)

Le montant attribué aux repas de fin d’année ou des repas de service se monte à 80 CHF par personne, tout compris (avec la location, l’animation, etc.). Les frais qui excèdent ce montant ne sont pas pris en charge par l’institution. Ils doivent être couverts par des moyens hors fonds de service ou hors fonds financés par fonds de service  (FFS).

Enfin, il est rappelé que seul un repas de service par année civile (qu’il soit de fin d’année ou à un autre moment de l’année) est toléré dans le cadre de la directive institutionnelle et ce, même si le repas n’a pas pu être organisé l’année précédente.

Les repas annuels des unités rattachées au service et qui sont organisés en dehors du repas de service devront être payés par des moyens hors fonds de service ou FFS.

Les autres événements (journée au vert, journée de formation ou team building) sont régis par la directive sur la formation.

Logement et hôtel

Pour les déplacements lors de congrès dans des villes considérées comme « chères », l’ARH ne dispose plus d’une liste de ces dernières. Dès lors, avant de procéder à vos réservations, nous vous prions de prendre contact avec cette dernière, qui vous orientera sur le montant maximum accepté pour le remboursement dans ce cas précis.

Autres frais effectifs

D’autres frais effectifs étroitement liés à l’activité professionnelle peuvent être remboursés sur présentation de pièces justificatives, moyennant l’accord préalable du-de la DAD. Aucun autre frais sortant de la liste définie par la directive institutionnelle n’est susceptible de faire l’objet d’une demande de remboursement. Il ne peut être engagé sans que le-la DAD ait donné son accord.